Metodologia de audit de numerar - Contabilitate si Audit
3.2 Metodologia de audit de numerar
Verificarea tranzacțiilor cu numerar.
Auditul numerarului este important din mai multe motive: în primul rând, numerarul este unul dintre cele mai mobile și mai ușor de comercializat active ale unei întreprinderi; în al doilea rând, tranzacțiile monetare sunt masive și răspândite; în al treilea rând, mobilitatea fondurilor și natura în masă a tranzacțiilor monetare fac din această zonă cea mai vulnerabilă la diferite încălcări și abuzuri.
Ca parte a numerarului, numerarul este cel mai mobil. Mișcarea numerarului se face prin tranzacții cu numerar. Tranzacțiile cu numerar sunt foarte diverse, dar printre ele se numără principalele:
a) emiterea de fonduri pentru salarii;
b) emiterea de fonduri pentru plata cheltuielilor administrative și de afaceri;
c) emiterea de fonduri către persoane responsabile etc.
Auditorul trebuie să verifice respectarea disciplinei de numerar la întreprindere. În același timp, trebuie acordată o atenție deosebită problemei asigurării siguranței banilor și a obiectelor de valoare.
Datorită faptului că tranzacțiile cu numerar sunt masive, această etapă a auditului necesită destul de mult timp. Cu toate acestea, tranzacțiile cu numerar sunt monotone, iar metodele de verificare sunt destul de simple.
Compoziția documentelor de numerar primare, pe de o parte, este foarte restrânsă - acestea sunt ordinele de numerar de încasări și cheltuieli, registrul de numerar. Pe de altă parte, tranzacțiile cu numerar sunt asociate cu aproape toate celelalte secțiuni ale contabilității, de exemplu, vânzări, decontări cu persoane responsabile, cu furnizori etc. Prin urmare, la verificare, este necesar să se compare documentele de numerar cu alte surse de informații privind activitățile financiare și economicesubiecte.
Principalele documente care trebuie studiate la verificarea tranzacțiilor cu numerar sunt: registrul de numerar, rapoartele casieriei, ordinele de numerar de intrare, ordinele de numerar de ieșire, registrul ordinelor de numerar primite, registrul ordinelor de numerar ieșite, registrul împuternicirilor emise, registrul deponenților. , jurnalul de înregistrare a plății (extrase de plată, documente justificative pentru documente de numerar, rapoarte de avans.
Numeroase și variate operațiuni privind fluxul de numerar la casa unei întreprinderi sunt reflectate în următoarele registre de contabilitate și raportare sintetică:
- jurnal-comandă nr. 1 și declarație nr. 1 (pentru jurnal-comandă de contabilitate);
- alte registre de contabilitate sintetică a tranzacţiilor cu numerar;
- Bilanțul întreprinderii (formular nr. 1);
- raport privind rezultatele activităților financiare și economice (formular nr. 2);
- situația fluxurilor de trezorerie (Formular nr. 3).
Principalele încălcări - abuz, furt, erori - în domeniul tranzacțiilor cu numerar pot fi clasificate astfel:
1. Furtul direct de fonduri
1.1. Nimeni deghizat;
1.2. Mascat de documente și chitanțe neformate.
2. Neprimirea și deturnarea sumelor de bani primite
2.2. De la diverse persoane fizice și juridice pe ordine de credit;
2.3. De la diverse persoane juridice prin împuternicire.
3. Stergerea excesivă a banilor la casă
3.1. Reutilizarea acelorași documente;
3.2. Calculul incorect al totalurilor în documente și rapoarte de casă;
3.3. Radieri de sume fără motiv sau pe documente false;
3.4. Fals în înscrisuri legal executate cucreșterea pierderilor.
4. Alocarea sumelor acumulate legal către diverse persoane și organizații
4.1. Atribuirea salariilor depuse și a fondurilor acumulate din alte motive;
4.2. Cesionarea sumelor datorate altor întreprinderi.
5. Decontari cu sume de numerar care depasesc limita
5.1. Cu alte persoane juridice și întreprinzători care operează fără a forma o persoană juridică;
5.2. Sosirea la casieria întreprinderii auditate.
6. Decontari cu populatia in numerar pentru produse finite, marfuri, munca prestata si servicii
6.1. Fără utilizarea caselor de marcat;
6.2. Fără înregistrarea caselor de marcat la organele fiscale.
7. Reflectarea incorectă a tranzacțiilor cu numerar în registrele contabile sintetice.
La verificarea reflectării corecte a fondurilor în bilanţ, datele bilanţului trebuie comparate cu Registrul general pentru conturile de secţiuni: 1030 „Transferuri de bani în tranzit”, 1070 „Numerar în conturi bancare speciale”, 1050 „Numerar în străinătate”. cont valutar”, 1040 „Numerar în cont de decontare”, 1010 „Numerar disponibil” din secțiunea „Numerar”.
Verificând conformitatea contabilității sintetice cu datele contabile analitice, auditorul trebuie să aplice metoda controlului reciproc al operațiunilor.
Totodată, sumele reflectate în decontul nr. 1 de contabilitate analitică la debit 1010 „Cash în moneda națională” sunt comparate cu datele din ordinul-jurnal nr.2 privind creditul contului 1040 „Cash la contul curent” – trebuie să se potrivească. În caz de neconcordanță, sumele se compară în funcție de chitanțe de numerar, extrase de cont, rapoarte de casierie, taloane de cec și, dacă este cazul, se verifică direct la instituțiile băncii.
Operațiunile cu fonduri și mai ales cu partea lor cea mai mobilă - numerar (la emiterea de salarii, plata costurilor de producție, emiterea și utilizarea sumelor contabile etc.) - necesită verificare continuă obligatorie pe toată perioada auditată.
Elaborarea unui plan de audit este precedată de o evaluare a stării controlului intern asupra mișcării și siguranței numerarului și a altor obiecte de valoare la casieria întreprinderii.
Auditorul, folosind un chestionar întocmit în mod special, determină starea controlului intern, dă o evaluare preliminară a respectării disciplinei de numerar la întreprindere, identifică locurile cele mai vulnerabile în ceea ce privește abuzul, planifică componența controlului principal. proceduri, determină caracteristicile specifice ale contabilității la întreprindere, care nu sunt descrise în setul său de proceduri standard.
Semnele absenței sau insuficienței controlului intern asupra mișcării fondurilor în casieria întreprinderii pentru auditor sunt:
- absența la întreprindere a unui sistem stabilit de efectuare a auditurilor bruște ale casei de marcat cu renumărarea completă a numerarului și verificarea altor valori în casa de marcat;
- absenta unui ordin de la conducatorul intreprinderii care sa stabileasca frecventa inspectiilor;
- prezența semnelor unui audit formal al casei de casă: numirea acelorași persoane în comisia de audit, absența evidențelor de lucru ale comisiei de audit anexate actului, indicând numărarea bancnotelor, efectuarea verificărilor casierie la datele de raportare, când casieria știe despre acestea și pregătește în prealabil etc.;
- acordarea dreptului de a semna ordine de numerar de intrare si iesire altor persoane, pe langa contabilul-sef si sefulîntreprindere, nereflectată în ordinul conducătorului întreprinderii.
- auditare formală a casieriei la schimbarea (concedierea) casieriei;
- absența unui casier în personal, atunci când aceste funcții sunt atribuite unui contabil fără un ordin scris al conducătorului întreprinderii;
- lipsa acordurilor privind răspunderea integrală cu casieria;
- lipsa abilităților casierelor în pregătirea pentru auditul casieriei, indicând că o astfel de procedură este normală pentru el.
Responsabilitatea pentru respectarea procedurii de efectuare a tranzacțiilor cu numerar revine șefilor întreprinderii, contabililor șefi și casierului. Prin urmare, auditorul trebuie să intervieveze fiecare dintre persoanele responsabile. Chestionarul auditorului trebuie conceput astfel încât în majoritatea cazurilor să nu fie necesară introducerea răspunsului, întrucât auditorul marchează cu un marker răspunsul primit, numărul procedurii și numărul concluziilor preliminare. Chestionarul este construit pe principiul unei organigrame, dacă nu este nevoie să puneți nicio întrebare, numărul întrebării următoare este indicat în coloana „Numărul întrebării următoare”. Chestionarul auditorului este întocmit în trei exemplare, fiecare dintre ele conţinând poziţia şi datele persoanei cu care se va susţine interviul.
Rezultatele unui sondaj asupra persoanelor responsabile pot fi diferite: casierul poate să nu știe dacă întreprinderea are o comandă pentru verificări bruște ale casieriei, șeful întreprinderii despre necesitatea încheierii unui acord privind răspunderea integrală cu casieria. Inconsecvențele în răspunsurile la întrebările puse de auditor pot indica, de asemenea, deficiențe ale controlului intern. Pe baza rezultatelor sondajului, auditorul are o anumită opinie despre starea disciplinei de numerar la întreprindere.
Auditul casei de marcat și al tranzacțiilor cu numerar se efectuează în principal în treidirectii: inventar case de marcat; verificarea completității și oportunității afișării fondurilor primite la casierie; studiul corectitudinii ștergerii banilor pentru cheltuieli.
Când verificați tranzacțiile cu numerar, puteți utiliza metode de control precum citirea documentelor, verificarea (examinarea documentelor), verificarea încrucișată a documentelor și înregistrărilor și verificarea datelor aritmetice.
Inventarierea casieriei se efectuează imediat după sosirea auditorului la locul verificării. Înainte de implementarea sa, auditorul trebuie să stabilească:
b) dacă întreprinderea auditată este deservită de un singur casier sau mai multe casiere (sau persoane autorizate);
c) dacă casierul lucrează numai la întreprinderea auditată sau își combină atribuțiile cu deservirea altor organizații;
La verificarea casei de marcat, auditorul trebuie să respecte următoarele condiții:
- Verificarea casieriei se efectuează în prezența membrilor unei comisii permanente desemnate de șeful întreprinderii, care trebuie să includă în mod necesar casierul și contabilul-șef al întreprinderii;
- la checkout de la casierie nu este permis accesul altor persoane la casierie; pentru momentul verificarii casei de marcat toate tranzactiile cu numerar sunt oprite.
Procedura de efectuare a inventarierii casei de marcat este următoarea:
1. Dacă este imposibil să se verifice casieria sau dacă există mai multe case de marcat, toate sunt sigilate de auditor, cheile rămân la casierie, iar sigiliul - la auditor. Acest lucru se face pentru a preveni posibilitatea de a acoperi lipsa de bani într-o casă în detrimentul altuia.
2. Casierul, în prezența membrilor comisiei de inventariere, întocmește un raport privind tranzacțiile cu numerar din ultima zi, afișează soldul de bani în registrul de casă și emite o chitanță prin care toate încasările și documentele de cheltuieli sunt incluse în raport de numerar și lala momentul inventarierii casei de marcat, nu exista fonduri neprimite si nescrise in casa de marcat. Această chitanță este inclusă în rubrica formularului act de inventariere a casei de marcat.