Filosofia biroului modern

Organizarea spațiului în așa fel încât să devină convenabil pentru munca fiecărui angajat în parte este sarcina șefului de operare și suport de viață al companiei. Planificarea și amplasarea competentă a locurilor de muncă duce la accelerarea proceselor de muncă și contribuie la autoidentificarea angajaților cu compania.

Spațiul de birouri și interiorul acestuia au un impact semnificativ asupra percepției imaginii companiei. Prin urmare, dintre toate tipurile de structuri, clădirea de birouri este cea care suferă astăzi cele mai mari schimbări.

Fii atent

Fiecare birou este o combinație de încăperi concepute pentru două tipuri de activități: pentru munca individuală, care necesită tăcere și concentrare, și pentru munca colectivă, care necesită comunicare. Principala dificultate în proiectarea birourilor este găsirea unui echilibru între aceste două tipuri de activități și identificarea opțiunii de layout care s-ar potrivi cel mai bine profilului unei anumite companii. Cum să alegi tipul potrivit de layout care se potrivește tipului de activitate al companiei tale?

Atunci când echipați un birou în procesul de reamenajare a unui sediu existent sau construirea unui nou sediu, trebuie să vă confruntați cu o întreagă gamă de probleme legate de proiectarea acestuia. Principala cerință pentru spațiul de birou este utilitatea, cu alte cuvinte, spațiul ar trebui să fie convenabil pentru activitățile fiecăruia dintre angajați, să nu împiedice comunicarea, dar și să nu interfereze cu munca individuală. Fiecare birou este o combinație de încăperi concepute pentru două tipuri de activități: pentru munca individuală, care necesită tăcere și concentrare, și pentru munca colectivă, care necesită comunicare. Principala dificultate în proiectarea birourilor este găsirea unui echilibruîntre aceste două tipuri de activități și identificarea opțiunii de layout care s-ar potrivi cel mai bine profilului acestei companii. Și pentru aceasta, nu numai arhitecții, designerii și un tehnolog specializat, ci și angajații administrativi ai companiei client ar trebui să ia parte la proiectarea biroului.

Organizarea spațiului de birouri

Biroul este un mediu artificial în care oamenii își petrec mai mult de jumătate din viața lor conștientă. Și în timp ce unele companii încă economisesc spațiu de birou, majoritatea realizează deja că mediul are un impact puternic asupra productivității. Plăcerea muncii și raționalitatea echipamentului locurilor de muncă devin astfel principalele condiții de protecție a sănătății. În sens larg, ergonomia unui spațiu de birou este construită din diverse elemente - de la o tastatură confortabilă până la măsuri de control al purității aerului. Amenajarea spațiilor este, de asemenea, de mare importanță.

Cea mai bună soluție pentru munca concentrată este un birou separat, în timp ce spațiul deschis este mai potrivit pentru comunicare. Din interacțiunea acestor extreme se formează planul etajului. Principalele soluții posibile sunt un birou tip coridor închis, un singur spațiu comun și un birou combinat.

Biroul cabinetului

Acesta este un aspect tradițional de birou care creează o atmosferă de intimitate și liniște (Fig. 1). În astfel de condiții, este aproape imposibil să implementezi munca în echipă, comunicarea angajaților este dificilă, iar utilizarea spațiului este ineficientă. O astfel de soluție spațială este potrivită pentru companiile împărțite în departamente formate dintr-un număr mic de persoane. Comunicarea dintre ei este limitată - izolarea este mai importantă. Deși, în general, acest mod de organizare a muncii devine un lucru din trecut,cu toate acestea, există și vor continua să existe procese care necesită acest grad de confidențialitate.

Orez. 1. Birou tip cabinet

Există două tipuri de birouri de tip cabinet. Primul tip include birouri pentru una sau două persoane. Se caracterizează prin intimitate maximă, o organizare spațială clară, incapacitatea de a lucra în echipă și lipsa de flexibilitate. Al doilea tip include birourile, constând din încăperi mari concepute pentru a găzdui trei sau mai multe persoane. În acest caz, apare un anumit spirit de colectivism, care, totuși, se aplică doar unui grup restrâns de oameni. În același timp, pot apărea probleme în relațiile cu alte departamente ale companiei.

Spațiu deschis

Acest tip de birou este potrivit în principal pentru organizațiile cu creștere rapidă și corporațiile mari, când majoritatea angajaților se află în aceeași cameră, despărțiți de compartimente de mobilier (Fig. 2).

Orez. 2. Spațiu deschis

Această schemă a apărut ca urmare a costului ridicat al spațiului de birouri și a necesității unei reamenajări frecvente. Astfel de camere erau populare în anii 1980, înainte de utilizarea pe scară largă a computerelor personale. Biroul deschis se caracterizează prin spirit de echipă ridicat, lipsă de intimitate, aspect flexibil și impresie dinamică. Dar, în același timp, există și dezavantaje precum izolarea vizuală și sonoră slabă a locurilor de muncă.

Un tip de spațiu deschis este un birou de grup, în care spațiul comun este împărțit prin pereți joase în zone separate. Comunicarea intensivă este posibilă doar în cadrul unor grupuri mici, iar zonele comune sunt oferite pentru schimbul de informații. Într-un birou de acest aspect, spațiul este utilizat cu eficiență maximă șiflexibilitate, un sentiment de apartenență la echipă este sporit. Cu toate acestea, dezavantajul este încă izolarea fonică insuficientă.

Combi Office

De la începutul anilor 1990, birourile combinate au devenit populare, combinând camere individuale și un singur spațiu de birou (Fig. 3).

Orez. 3. Birou Combi

Camerele individuale și de grup sunt separate prin compartimentări transparente de zonele centrale destinate utilizării comune. Astfel, contradicția dintre dorința de concentrare și nevoia de comunicare este netezită. O astfel de dispunere a locurilor de muncă contribuie la dezvoltarea colectivismului, oferă o bună flexibilitate și izolarea locurilor de muncă, exprimă dinamismul și claritatea organizării spațiale. Până în prezent, acesta este cel mai promițător tip de organizare a spațiului de birou, oferind izolarea locurilor de muncă și, în același timp, permițându-vă să mențineți comunicarea în cadrul echipei.

Tendințe cheie

Care sunt principiile principale care determină aspectul biroului? Deși considerentele estetice sunt parte integrantă a oricărui design, frumusețea nu poate fi principalul factor determinant în proiectarea unui spațiu de lucru. Biroul este conceput pentru anumite procese, iar dacă acestea nu pot fi implementate pe deplin, un astfel de proiect nu poate fi considerat reușit – oricât de minunat ar părea.

Spațiul pe care îl creăm în jurul nostru, într-un fel sau altul, ne afectează apoi percepția asupra filozofiei companiei. Exprimată cu succes în forme spațiale, ideologia companiei duce la o apropiere emoțională mai puternică de angajații și vizitatorii ei, o face memorabilă. Este extrem de important ca acei oameni care își petrec jumătate din viață la birou să se identifice cu companiadirecția activităților și obiectivele sale, simțit ca acasă la locul de muncă. O demonstrație clară a filozofiei, valorilor și obiectivelor corporative devine unul dintre factorii care determină succesul organizației. Acest obiectiv este atins nu numai prin mijloace de proiectare, ci și printr-o serie de factori suplimentari care alcătuiesc un mediu integral de birou.

Dispunerea biroului

Un proiect de succes pentru spații de birouri depinde în mare măsură de o misiune de design bine concepută. Printre altele, această sarcină determină compoziția spațiilor. Din ce zone constă un birou modern? În primul rând, acestea sunt spații atât de tradiționale precum spațiile de lucru propriu-zise, zona de intrare, sălile de ședințe și spațiul de birouri. Atenția deosebită a designerilor este întotdeauna acordată așa-numitelor zone reprezentative - recepție, săli de întâlnire, birouri ale managerilor de diferite niveluri.

Zona de lucru

Zona de intrare

La proiectarea zonei de intrare a companiei, este necesar să se determine:

1. Firma are o personalitate distinctă?

2. Cât de puternic ar trebui să fie exprimate în forme spațiale această identitate și cultură corporativă?

3. Firma este orientată spre exterior sau mai degrabă spre interior, câți vizitatori are?

Când rezolvați aceste sarcini de reprezentare, nu trebuie să uitați de comoditatea oamenilor care lucrează sau vizitează această zonă. De obicei există o zonăașteptări, vestiar pentru angajați și pentru clienți. Un birou de informații poate servi ca un plus util, oferind clienților posibilitatea de a se familiariza cu structura și specificul activităților companiei.

Săli de ședințe

Potrivit datelor cercetării, rolul negocierilor și al luării deciziilor comune este în continuă creștere în afacerile moderne. Prin urmare, companiile sunt interesate de creșterea numărului de săli de ședințe. Conform previziunilor, până în 2005 suprafața zonelor de negociere va trebui să fie de aproximativ 30% din suprafața totală a biroului. Sălile de ședințe pot fi, de asemenea, folosite pentru seminarii, training-uri și formarea personalului, care joacă, de asemenea, un rol semnificativ în modelarea culturii corporative. Prin urmare, acestea pot fi echipate cu echipamente de prezentare.

De asemenea, este posibil să amplasați așa-numitele zone „co-office” în birou, care sunt propice comunicării informale cu clientul. Este ceva între o cafenea și un birou, unde poți discuta despre planuri comune la o ceașcă de ceai. Spre deosebire de cantina unde angajații companiei iau prânzul, „kofisul” se află în imediata apropiere a zonelor de lucru și este dotat cu un aparat pentru prepararea cafelei și a altor băuturi.

Depozitarea documentelor

În ciuda informatizării muncii de birou, multe companii păstrează o cantitate semnificativă de înregistrări pe hârtie. Pentru aceasta, sunt prevăzute zone speciale și, uneori, camere separate. Pentru o utilizare mai eficienta a spatiului alocat depozitarii arhivei, poate fi echipat un sistem special de dulapuri, format din elemente culisante care pot fi deplasate cu usurinta de-a lungul sinelor. Dacă greutatea unei secțiuni depășește o anumită normă, dulapul este echipat cu o unitate specială. Datorită mai puține treceri necesare, eficiențacrește cu 30%.

Sediul central

De menționat că statutul sediului central se schimbă treptat. Dacă mai devreme biroul era conceput pentru a sublinia poziția înaltă a șefului în ierarhia companiei cu toate consecințele care decurg, de exemplu, accesul dificil la acesta, acum situația se schimbă treptat. Tendințele moderne în managementul organizațional văd liderul ca liderul unei echipe de profesioniști uniți printr-un singur scop și necesită o conducere mai flexibilă și, adesea, o cooperare mai strânsă și mai directă între lider și echipa sa.

Aceasta duce la „democratizarea” birourilor șefilor. Această abordare se reflectă atât în planificarea biroului, cât și în decorarea interioară.

Procesul de proiectare

Proiectarea unui mediu de birou este un proces cu mai multe fațete. Include atât proiectarea unei clădiri întregi, cât și alocarea unui anumit loc de muncă unui anumit angajat. Datorită complexității tehnologice a lumii de astăzi, un arhitect sau designer nu mai poate fi un expert în toate domeniile amenajării spațiilor de birouri. Mulți oameni de diverse profesii sunt implicați în procesul de creare a acestuia, iar rezultatul depinde de cât de clar înțelege fiecare dintre ei meritele unui birou de calitate. Scopul fiecaruia dintre ele este de a crea conditii optime de functionare a firmei pe toata perioada de utilizare a spatiului de birouri.

Procesul de proiectare este întotdeauna o căutare a unui echilibru între diferitele componente. Pe de o parte, acestea sunt cerințele clientului în ceea ce privește spațiul, standardele locului de muncă, organizarea depozitării documentelor, structura administrativă a companiei și suportul tehnic al acesteia. Pe de altă parte, o formă foarte definită a clădirii, o grilă de planificare, o zonăetajele și numărul acestora. În plus, există considerente estetice care sunt importante pentru întregul proces de proiectare, dar nu le vom lua în considerare aici, deoarece sarcina noastră principală este să oferim o vedere asupra biroului din punctul de vedere al funcționalității acestuia. Și, desigur, atunci când luați orice decizie, problema costului este esențială, care constă în costul construcției și costurile de exploatare ulterioare.

Un birou este un sistem complex în care orice element afectează eficiența companiei. Fiecare client are propria sa structură administrativă, politici și alte caracteristici ideologice care afectează procesele de lucru. Sarcina proiectantului este să găsească cea mai potrivită soluție în fiecare caz, fără a depăși un anumit buget. La nivel macro, acest lucru se rezolvă prin analiza cerințelor clientului, a structurii sale organizaționale, a relațiilor funcționale și dezvoltarea unei soluții optime de planificare. La nivel micro - proiectarea locurilor de muncă ergonomice, selectarea finisajelor de înaltă calitate și a echipamentelor confortabile, crearea unui mediu confortabil.