Cum se identifică încălcările economice și financiare

Cum contabilii întreprinderilor comerciale pot detecta sau preveni încălcările economice și financiare în activitatea unor departamente.

Munca unui contabil a fost întotdeauna valoroasă. Dacă ne amintim de epoca sovietică, cuvântul „contabil” a fost pronunțat cu respect, deoarece această poziție este influentă și responsabilă. Contabilul a fost mereu la curent cu toate treburile întreprinderii. Acum realitatea a suferit unele schimbări: responsabilitatea pentru contabil rămâne, dar conștientizarea proceselor care au loc în cadrul întreprinderii lasă adesea mult de dorit. Există o mulțime de motive obiective și subiective pentru aceasta: contabilitate supraîncărcată, abundență de muncă de rutină, nerespectarea programului de lucru planificat al angajaților, condiții de lucru nefavorabile, lipsă de timp, lipsa instrucțiunilor interne și a reglementărilor la nivelul întreprinderii de reglementare. probleme de contabilitate etc. Un contabil de multe ori nu are nici timpul, nici energia pentru a aprofunda în ceea ce se întâmplă în afara departamentului. Și în jur pot fi ascunse furturi atât la dimensiuni mici, cât și la mari, și adesea sunt comise de angajații întreprinderii. Astfel de acțiuni duc adesea la probleme serioase în afacerile și contabilitatea companiei. Și acesta, după cum știți, este deja domeniul contabilității, de care sunt responsabili specialiștii contabili.

Să încercăm să ne dăm seama cum angajații serviciilor de contabilitate ale întreprinderilor comerciale pot identifica sau preveni încălcările economice și financiare în activitatea unor divizii ale companiei.

Invenții ale intrigatorilor

S-a remarcat că valoarea furtului depinde de amploarea întreprinderii și de nivelul de control asupra acesteia, așa că este logic să luăm în considerare cele mai comune tipuri de furt, în funcție de tipul de organizare comercială. Să distingem condiționat următoarele grupuri:

mici magazine și pavilioane care sunt pe fiecare stradă, în fiecare curte;
super- și megamarketuri;
companii de comert cu ridicata.

În practică, magazinele și pavilioanele mici se caracterizează prin următoarele tipuri de furturi și încălcări:

repunerea în circulație a produselor scoase din funcțiune sau anularea de mai multe ori a aceluiași produs. Un exemplu viu de viață, când un vânzător face o prăjitură „cartofi” cu propriile mâini din prăjituri vechi și o vinde conform certificatelor unui furnizor de produse de cofetărie, comandând cu prudență câteva din aceleași prăjituri de la el înainte de asta. Dimensiunea încălcării în acest caz este dificil de prezis, deoarece este posibil să nu fie întotdeauna egală cu suma cookie-urilor anulate și a altor produse cheltuite;
înșelătorie pentru perioada de valabilitate a alimentelor. La unele produse, aparent destul de utilizabile, dar expirate (cum ar fi bere, sucuri, gustări etc.), datele limită de vânzare sunt „întrerupte”. Această încălcare este larg răspândită și este adesea efectuată sub pretextul conducerii magazinului, dar vânzarea și circulația mărfurilor expirate este interzisă. Această încălcare poate duce la o amendă, care variază de la 4 mii de ruble pentru un antreprenor și de la 40 de mii de ruble pentru persoanele juridice; în plus, este posibilă atragerea răspunderii penale pentru vânzarea de produse nesigure pentru viața și sănătatea umană.
producție ascunsă. Sărarea heringului proaspăt congelat și gătitul puiului la grătar este deja un clasic al genului. Conducerea magazinului primește încasările minus „excedentul” de producție.
vânzarea de bunuri achiziționate în mod independent la prețuri cu ridicata sub pretextul mărfurilor de magazin. În acest caz, există o scădere a veniturilor șicifra de afaceri;
furtul direct de numerar din casa de marcat. Furtul poate fi determinat prin rezultatele inventarierii sau prin compararea rapoartelor de casă pentru perioade similare ale întreprinderii;
manipulări cu verificări. Acesta este un întreg grup de trucuri ale personalului de vânzări la casă. Sensul acestor încălcări poate fi reducerea sumei totale de pe cec, transportarea mărfurilor mai scumpe prin casă etc.
furtul de bunuri de către personal sub pretextul scoaterii gunoiului sau returnării produselor de calitate scăzută furnizorului etc. În acest caz, valoarea pagubei este deja determinată de rezultatele inventarului.
alte tipuri de furt și încălcări.

Trebuie remarcat faptul că conducerea magazinelor știe despre cele mai multe dintre încălcările de mai sus și, în același timp, închide ochii la acțiunile angajaților, deoarece este destul de dificil să se determine daunele directe din primele trei tipuri de furt, iar suma va fi mică. Dar în special 4-7 tipuri de încălcări îngrijorează mult mai mult conducerea unei societăți comerciale, deoarece valoarea pierderilor poate fi considerabilă, iar salariul vânzătorului (sau al altei persoane responsabile financiar) poate să nu fie suficient pentru a le acoperi.

Cum poate departamentul de contabilitate să prevină încălcările enumerate și, în consecință, să minimizeze riscurile financiare ale întreprinderii? Răspunsul se află în metodologia contabilă - să ne dăm seama la ce nuanțe ar trebui să acorde atenție un contabil.

Reglementăm procesul de lichidare

Oficializăm „traseul” produselor

Este recomandabil să păstrați evidența mișcării mărfurilor nu numai în sumă, ci și cu detalii despre numele mărfurilor. Acest lucru este supărător, dar cu asistență tehnică adecvată, vă permite să anulați producția și vânzarea ascunse de bunuri auto-achiziționate. La urma urmei, contabilul responsabil pentrumișcarea articolelor de inventar, va putea vedea încasările și cheltuielile, precum și bilanțul documentar al unui anumit produs și va putea verifica prezența efectivă a acestuia în timpul inventarierii. Când mărfurile ajung la magazin, informațiile despre numele lor, cantitatea, prețul de achiziție și alte proprietăți sunt introduse în baza de date folosind un dispozitiv de scanare. La vânzare se citesc și informații despre produs, în urma cărora pe bonul de casă se afișează numele, cantitatea, prețul și valoarea produsului vândut la prețuri cu amănuntul. Metoda de contabilizare a mărfurilor ar trebui să se reflecte și în politica contabilă a întreprinderii.

Organizam apararea numerarului

Vânzătorul face o prăjitură „cartofi” din resturi de biscuiți aruncate și o vinde conform certificatelor furnizorului de cofetărie.

Pentru a reduce probabilitatea furtului de fonduri din casa de marcat sub diverse pretexte, marea majoritate a magazinelor recurg la acordarea de reduceri la platile cu cardul de credit, mai degraba decat la numerar. În plus, metoda de colectare „neașteptată” a fondurilor de la casieria operațională a unui magazin (realizată de angajații serviciului de contabilitate) poate fi eficientă atunci când personalul de vânzări nu cunoaște exact programul de colectare.

Aceste probleme sunt foarte aproape de supermarketuri și megamarketuri. Datorită echipamentului tehnic bun al magazinelor mari, cea mai mare parte a furtului este reprezentată de manipulări cu încasări de numerar și furt la mutarea mărfurilor pe teritoriul magazinului și spațiului depozitului. Din păcate, acțiunile personalului cu verificări sunt aproape imposibil de urmărit de către departamentul de contabilitate; În acest caz, ar trebui luate măsuri organizatorice, de exemplu, cum ar fi:

efectuarea de achiziții de test și retururi;
creșterea dotării tehnice a zonei de numerar;
impunerea unei interdicții de introducere manuală a oricăror parametri ai mărfurilor în timpul vânzării;
si altii.

Metodele de mai sus de luptă pentru siguranța fondurilor nu sunt legate de metodologia contabilității, ci de „tactici de supraviețuire”, dar se vor reflecta în activitatea departamentului de contabilitate.

„Puncții” în lanțurile angro

Iată principalele opțiuni de furt, tipice angrosilor care vând mărfuri prin reprezentanți sau agenți de vânzări:

manipulări cu returnarea mărfurilor de calitate scăzută. Furtul se exprimă prin faptul că cumpărătorul transferă produse nelichide direct fie agentului de vânzări, fie transportatorului în scopul returnării sau schimbului, care nu sunt efectiv livrate în depozitul furnizorului. Departamentul de contabilitate, in cele din urma, va fi totusi obligat sa emita retur de marfa de la cumparator, intrucat acesta, la randul sau, poate prezenta o factura pentru retur cu semnatura agentului sau transportatorului. Acesta din urmă poate fi deja concediat sau „cazul de returnare” se va încurca în fluxul de lucru nesfârșit al întreprinderii. De asemenea, este posibil să ștergeți în mod repetat bunurile de calitate scăzută returnate;
furtul de fonduri la colectarea veniturilor de la cumpărător. Aproape fiecare companie care vinde produse prin reprezentanți de vânzări s-a confruntat cu această încălcare. Semnificația furtului este că agentul, după ce a primit plata în numerar pentru produs de la cumpărător, nu îl livrează furnizorului, explicând situația prin lipsa banală de bani de la cumpărător. Există cazuri în care suma totală a furtului de venituri de către un reprezentant de vânzări de la mai mulți cumpărători a fost de 280 de mii de ruble sau mai mult;
manipularea reducerilor. În practică, en-grosComercianții anunță adesea vânzări, reduceri sezoniere sau reduceri de volum. Sub acest auspicii, un reprezentant de vânzări poate emite documente de la un furnizor pentru o anumită cantitate de mărfuri unui cumpărător fals și, având documente falsificate, poate livra cumpărătorilor produsele primite la prețuri deja suprapreț. În buzunarul reprezentantului de vânzări există „surplus”, iar creșterea vânzărilor așteptată din reducerea prețului la furnizor nu are loc;
„ștergeri” actelor de împăcare înainte de demiterea reprezentantului de vânzări. Aceste acțiuni se exprimă nu sub forma unei corectări literale a documentelor, ci sub forma aducerii calculelor efective la cele emise de contabil în raportul de reconciliere. Din păcate, după cum arată practica, contabilitatea face adesea greșeli din anumite motive și distribuie, de exemplu, veniturile către cumpărătorul greșit. Apoi, la o anumită dată de raportare, în actul de reconciliere apare o sumă pentru această contraparte mai mică decât o datorează de fapt. Aceasta este suma pe care un reprezentant de vânzări o poate pune în buzunar la concediere. Desigur, înșelăciunea va fi dezvăluită mai devreme sau mai târziu, dar angajatul va fi deja concediat.

Încheierea unui contract de furnizare de către un reprezentant de vânzări cu un nominalizat. De regulă, acest tip de furt este tipic pentru întreprinderile cu un sistem de securitate internă slab. Semnificația încălcării constă în faptul că un lot mare de mărfuri este transportat către acest cumpărător frontal, iar furnizorul poate uita ulterior atât de produs, cât și de reprezentantul de vânzări.

Ce poate face departamentul de contabilitate pentru a minimiza riscurile identificate?

Rețete pentru siguranță

Procedura de returnare a bunurilor de calitate scăzută către furnizori ar trebui reglementată de reglementări interne (instrucțiuni). Asigurați-vă că evidențiați următoarele nuanțe ale returului:

cine inițiază întoarcerea;
cine intocmeste actele de retur;
care participă la încărcarea mărfurilor returnate;
completitudinea documentelor (care include ale căror vize ar trebui să fie pe documente);
cum este transferul documentelor pentru bunurile returnate.

Contabilitatea retururilor trebuie specificată în politica contabilă.

Deci, este necesar să se reglementeze procedura de returnare (schimb) a mărfurilor prin documente interne ale întreprinderii. De exemplu, pentru o întreprindere care lucrează cu reprezentanți de vânzări, se poate întocmi o instrucțiune în care este necesar să se prescrie pașii sau succesiunea acțiunilor la efectuarea unei retururi.

Pentru a reduce probabilitatea furtului încasărilor de către un reprezentant de vânzări, o întreprindere, în primul rând, poate fi interesată de cumpărător cu o reducere suplimentară pentru plăți fără numerar; în al doilea rând, eficientizarea circulației împuternicirilor (aceasta poate fi reglementată și prin documente interne).

Manipulările cu reduceri și „curățări” înainte de concedieri sunt tipice, în primul rând, pentru întreprinderile care țin evidența folosind scheme „gri”, când unele operațiuni din contabilitate sunt efectuate, iar altele nu. Păstrarea evidențelor contabile în conformitate cu legislația în vigoare și reconcilierea frecventă cu clienții pot minimiza multe dintre riscurile de furt.

Este posibil să te protejezi de încheierea de contracte cu figuri de față doar prin măsuri organizatorice. În primul rând, procedura de încheiere a unui acord ar trebui dezvoltată și reglementată. Regulamentul ar trebui să reglementeze procedura de pregătire, încheiere, încheiere și executare a contractelor. O atenție deosebită în elaborarea procedurii de încheiere a contractelor ar trebui acordată următoarelor aspecte:

cine initiaza;
OMSaprobă;
ce documente depune cumpărătorul (copii de pe carte, certificat de înregistrare de stat a unei persoane juridice la organul fiscal, certificat de înregistrare la organul fiscal ca contribuabil, copiile documentelor care atestă autoritatea persoanei care semnează contractul din partea contrapărții, un ordin de numire a șefului, un document care stabilește atribuțiile intermediarului, datele pașaportului persoanelor care acționează prin împuternicire, licență pentru activități licențiate).

În al doilea rând, contractul în sine și potențialul cumpărător trebuie verificate de către serviciul de securitate internă al întreprinderii. Contabilul nu trebuie să emită documente pentru expedierea produselor în lipsa unui contract executat corespunzător.

Voi încheia povestea mea cu următorul caz. În practică, a existat o astfel de situație când vânzătorii erau persoane responsabile din punct de vedere financiar și împărțeau între ei toată lipsa; iar personalul tehnic in fata unei doamne de curatenie scotea regulat diverse produse in cutii cu gunoi gratuit. Desigur, aici s-a făcut o greșeală - responsabilitatea materială ar trebui să fie colectivă, dar chiar și în această condiție, faptul nedreptății este evident. Prin urmare, personalul contabil ar trebui să fie atent la semnalele personalului și să efectueze (forțele din afara sau forțele de securitate internă) investigații în cazul încălcărilor repetate.

Elena Galyuk, experta revistei Calculation

Enciclopedia practică a unui contabil

Toate modificările din 2019 au fost deja făcute de către experți la criticator.Ca răspuns la orice întrebare, aveți tot ce aveți nevoie: un algoritm exact de acțiuni, exemple relevante din practica contabilă reală, postări și completare a mostrelor documente.