Cum să stabilești la ce cheltuieli să renunți când nu mai e nimic de economisit, CFO CAFE

Chiar dacă compania a redus toate costurile inutile, pot fi găsite surse de economii. Dar, în același timp, este foarte important să prioritizați corect. Ce ar trebui abandonat în primul rând și ce costuri pur și simplu nu pot fi atinse - Egor Egorushkin, partener, șeful direcției Finanțe a grupului de consultanță Here and Now, își oferă recomandările.

Ceea ce se întâmplă acum în economie poate fi exprimat în cuvintele lui Jerzy Letz: „Când am crezut că am ajuns deja jos, au bătut de jos”. Această criză nu este ca cele anterioare. De data aceasta este mult mai grav și va dura mult mai mult.

Programele anticriză elaborate din 2009 și 2011 nu vor ajuta acum. De data aceasta, după ce a refuzat prăjiturile și apa la birou, precum și a concediat câțiva angajați „în plus”, nu va fi posibil să așteptați dificultățile. Se impun schimbări mai globale și, în multe cazuri, neplăcute.

Cu siguranță majoritatea costurilor evidente din companii au fost deja reduse, așa că astăzi vom încerca să răspundem la întrebările: cum să reducem rapid și la care dintre lucrurile cu adevărat necesare trebuie să renunțăm în primul rând.

Venituri si cheltuieli

În primul rând, trebuie să rețineți: de ce compania suportă costuri?

Răspunsul nu este chiar atât de evident. Mulți oameni au încă o înțelegere greșită a relației dintre veniturile și costurile unei companii. Unii oameni cred că veniturile unei companii sunt socotite separat, iar costurile acesteia sunt numărate separat, pe cont propriu. În același timp, unii chiar încearcă să pună în practică acest principiu: planificarea creșterii veniturilor pentru anul următor cu 15% la costuri constante. Sau: vor să reducă costurile cu 20%, menținând în același timp veniturile stabile.

Majoritatea încă vede legătura, dar o formulează fundamental greșit. „Am primit astfel de venituri, ca urmare am suportat astfel de costuri.” Nu este adevarat.Corect: „Am cheltuit atât de mult, iar acest lucru ne-a permis să primim un astfel de venit.” De fapt, există un singur exemplu de cost „bazat pe venituri”: impozitele. Vândut mai mult - plătit mai multe taxe, vândut mai puțin - plătit mai puțin. Majoritatea costurilor pe care le suportăm pentru a primi venituri. Da, din punct de vedere tehnic, plătim același salariu vânzătorului noțional în luna următoare după vânzare. Dar până la urmă, anunțând sistemul de motivare și arătându-i „momeala”, deja suntem de acord cu aceste costuri.

Concluzii:

O situație în care o companie nu mai are costuri suplimentare este atunci când fiecare ban cheltuit este direcționat exclusiv pentru a se asigura că un client vine și cumpără produse, bunuri, lucrări, servicii.
De îndată ce începem să reducem costurile, acest lucru va avea imediat un impact negativ asupra competitivității noastre.

Este posibil să se reducă salariile vânzătorilor? Ușor - doar angajați pe cei mai puțin calificați. Numai atunci nu fi surprins de ce au scăzut vânzările. Reduceți costurile de depozit? De asemenea, este ușor. Dar pregătiți-vă pentru întrebarea dvs. despre motivul pentru care acesta sau acel client a încetat să mai lucreze cu dvs., pentru a auzi răspunsul: „Dar nu aveți întotdeauna nimic în stoc”, „Sunt o mulțime de erori în comenzi”, etc.

Și astfel ne confruntăm cu o sarcină dificilă: reducerea costurilor fără pierderi mari de competitivitate. Sarcina este dificilă, dar realizabilă.

De ce te aleg clienții

Pentru a înțelege cum să rămâneți competitivi, mai întâi trebuie să decideți care este această competitivitate. Adică pentru a răspunde la întrebarea de ce clienții ne aleg pe noi, și nu concurenții. Pentru asta ai nevoie de:

Identificați factorii care afectează consumatorul. Ce caută atunci când ne alege pe noi, și nu un concurent? Astfel de factori pot fi foartemult. În funcție de segmentul de piață și de publicul țintă, disponibilitatea și viteza de livrare, disponibilitatea constantă a mărfurilor în stoc, locație etc. pot fi foarte importante. Dar ne vom concentra pe cele principale. Să le considerăm pe exemplul unei companii care furnizează servicii IT pe outsourcing.

1. Preț. De exemplu: astăzi, mulți nu țin în personal un administrator de sistem, ci încheie un acord cu o companie de întreținere a computerelor. Dar de ce alege clientul compania „A” și nu „B”? Evident, prețul joacă un rol. Dar, de fapt, nu este niciodată singurul factor și uneori chiar joacă un rol de maxim al treilea plan.

2. Un set de servicii. E bine dacă specialiștii companiei Windows angajate ajută la rearanjare. Dar dacă hardware-ul se strica, aș dori să ajute la repararea lui. Și dacă se înființează și rețeaua - în general un basm!

3. Reactivitatea este, de asemenea, importantă. Dacă compania condiționată „A” va putea face totul, dar computerul înghețat al contabilului șef se va bloca cu ajutorul lor numai într-o lună - este puțin probabil ca o astfel de versatilitate să mulțumească pe nimeni.

4. Calitatea serviciilor. Dacă o companie vă servește în așa fel încât să nu aveți nimic de plâns, atunci se va acorda în mod clar preferință acesteia și nu organizației „B”, în a cărei activitate vedeți în mod constant deficiențe.

Cântărirea factorilor este al doilea lucru de făcut. Adică, încercați să determinați ce este important mai întâi, al doilea și așa mai departe. Pentru a face acest lucru, fiecăruia dintre factori i se atribuie o pondere procentuală: cu cât factorul este mai important pentru consumator, cu atât ponderea va fi mai mare. Si invers. Suma ponderilor tuturor factorilor ar trebui să fie de 100% - aceasta va indica faptul că am descris complet comportamentul consumatorului nostru. Drept urmare, vom obține un astfel de tabel.

Tabelul 1. Evaluarefactori

Date „Aici și acum”

Cum să obții rezultate pentru un astfel de tabel?

1. Cea mai ușoară opțiune este opinia unui expert. De exemplu, directorii companiei s-au considerat experți pe această piață și au decis singuri ce este important pentru clientul lor și ce nu. Cu toată simplitatea ei, această metodă are dreptul la viață. Singurul lucru la care merită să acordați atenție: experții ar trebui să fie cât mai aproape de oameni.

Nu te baza doar pe opinia ta. Întrebați cel puțin pe cei care comunică zilnic cu clienții.

2. Întrebați clienții. Adică să efectueze un sondaj, sondaj etc. Pe de o parte, această metodă are un avantaj, deoarece clientul îl cunoaște cel mai bine dintre toate. Dar există două mari dezavantaje:

Sau exemplul de băcănie: câți oameni ar spune că au cumpărat un produs pentru că era pe un raft la 20 cm sub nivelul ochilor? Nici unul. Și din punct de vedere al merchandisingului, acest lucru este foarte ușor de explicat.

Prin urmare, chiar dacă ați făcut un sondaj pentru clienți, asigurați-vă că îl completați cu o evaluare de specialitate, despre care a fost scris mai sus.

3. Metode matematice care vă permit să determinați motivele comportamentului consumatorului din faptele comportamentului lor.

Luați câteva companii similare.
Specificați pentru fiecare preț, timp de răspuns, volume de vânzări.
Încercați să evaluați (cel puțin subiectiv, în puncte) nivelul serviciului oferit.

Și statisticile în sine vor „retrage” și vor arăta în cifre ce este cu adevărat important pentru clienți.

Detaliu cost

Scrierea elementelor de cost este următorul pas. Tot ce ne „devorează” veniturile.

Fiecare companie are o listă foarte mare de costuri, dar ne vom concentra pe cele care sunt importante pentru această companie anume din exemplul nostru:

Salariu,
Chirie,
Combustibil și compensare pentru utilizarea transportului propriu al angajaților,
Reparații instrument și consumabile etc.

Sfat: luați spre analiză maximul detaliu posibil pe care îl aveți - cu cât costurile sunt clasificate mai detaliate, cu atât rezultatul va fi mai fiabil și mai convenabil pentru lucrările ulterioare.

Pe ce să cheltuiești bani

Pentru a înțelege care costuri sunt cele mai importante pentru dvs., răspundeți la următoarele întrebări:

1. Ce este nevoie pentru a răspunde rapid problemelor clienților?

Număr suficient de angajați
Angajaților ar trebui să li se ofere posibilitatea de a trece rapid de la client la client.

2. Ce este necesar pentru o gamă largă de servicii?

Angajati,
Ar trebui să fie mulți dintre ei sau fiecare dintre ei ar trebui să poată face o varietate de lucruri.

Și așa mai departe pentru fiecare factor de competitivitate. În același timp, pe lângă simplul răspuns la întrebarea „Pe ce să cheltuiți?”, răspundem și la întrebarea „Pe ce să cheltuiți în prima, a doua, etc. cozi?” Cu ajutorul unor ponderi specifice.

Este important să nu confundați: nu unde să cheltuiți mai mult, și anume, ce este mai important.

Tabelul 2 va ajuta să răspundem la întrebarea: pe ce trebuie să cheltuim bani pentru a forma cutare sau cutare factor de competitivitate.

Tabelul 2. Evaluarea factorilor de competitivitate

Date „Aici și acum”

Suma procentelor corespunzătoare ponderilor factorilor de competitivitate ar trebui să fie egală cu 100% - atunci modelul de comportament al clientului este descris pe deplin. Suma procentelor pentru fiecare coloană este, de asemenea, 100%, deoarece aceasta înseamnă că ne-am hotărât complet ce trebuie să facem pentru a forma una sau altafactor. În ceea ce privește liniile, aici nu există reguli: valoarea dobânzii indicată pentru fiecare element de cost poate fi egală cu orice număr. Poate fi 0% sau 400%.

Adăugați treptat încă 3 coloane la tabel (vezi tabelul 3).

Date „Aici și acum”

Calculul coloanei „contribuția la competitivitate”. Pentru fiecare element de cost, înmulțim contribuția sa procentuală la formarea factorului de competitivitate cu ponderea factorului în decizia clientului.

Pentru linia „Salariu” calculul va fi următorul: 30% x 50% + 25% x 80% + 20% x 100% / 100%.

Pentru linia „Închiriere”: 10% x 30% / 100%

Ce spune această valoare? Cam cât de important este pentru clienți să cheltuim bani pe anumite articole. Cu cât valoarea este mai mare, cu atât costurile noastre sunt mai importante pentru clienții noștri.

S-ar putea să iasă așa. De exemplu, elementul cu cel mai mic indice ar fi cheltuielile de birou. Clienților nu le pasă ce fel de pixuri scrieți la birou. Dar, în urma analizei, ați realizat că este papetăria care trebuie redusă, care ocupă doar 0,1% din costuri.

De ce tot ignorăm prețul? Este simplu: dacă principalul lucru pentru clienți este prețul, atunci pur și simplu nu acordă atenție la orice altceva.

Dacă prețul încă domină nu atât de mult, atunci ai nevoie de coloana Index. Pentru a-i calcula valoarea, luăm ponderea specifică a elementului de cost (pentru „Salariu” va fi de 60%) și o împărțim la contribuția articolului la competitivitate (pentru „Salariu” - 55%).

Nu contează ce înseamnă indicele 1,09 pentru elementul „Salariu”. Aici, doar raportul este interesant - care articole au un index mai mult, și care au mai puțin.

Un indice mai mare se obține atunci când suma costurilor este mare și contribuția la competitivitate este mică. Și asta înseamnă că acesteaobiective cheltuim o mulțime de bani - în timp ce clienților nu le pasă!
Un indice mic înseamnă o pondere mică a costurilor, dar o contribuție mare la competitivitate. Cheltuim puțini bani, dar sunt foarte importanți pentru clienți. Dacă încetăm să le cheltuim, clienții pur și simplu ne vor părăsi.

Ce costuri ar trebui reduse în primul rând în acest caz? Cu cel mai mare indice, desigur. Pe de o parte, vom putea economisi semnificativ, deoarece vorbim de costuri cu sume mari. Pe de altă parte, acest lucru nu ne va afecta prea mult competitivitatea, deoarece nu luăm cele mai semnificative costuri pentru competitivitate.

Prin urmare, într-un exemplu specific, în primul rând, trebuie să acordați atenție reducerii costului chiriei. Și apoi includeți deja metode standard, familiare de lucru cu costuri.

Cum îți poți scurta chiria?

Așezați angajații mai bine
Faceți un loc de muncă pentru mai mulți ingineri,
Mută-te într-un birou mai ieftin.

La urma urmei, pentru clienți nu există nicio diferență unde și cum se află compania.

Dar dacă începem să economisim în salarii, pe care parcă cheltuim cel mai mult, vom putea economisi decent? Putem, dar în același timp:

Sau vom înceta să răspundem rapid la solicitările clienților, deoarece inginerii rămași vor fi pur și simplu împărțiți între clienți;
Sau vom recruta studenți care, pentru fiecare întrebare a clientului, vor începe să urce în certificat sau să înțeleagă circuitul informatic.

Prin urmare, împreună cu reducerea costurilor, numărul de clienți și veniturile vor fi, de asemenea, reduse semnificativ.

Deci, schema descrisă vă va permite să înțelegeți:

Unde mai exact să investești;
Cum să nu-i cheltuiți fără gânduri pentru ceva de care nimeni în afară de tine nu are nevoie;
Cum să investeștipuțin, simțiți imediat revenirea sub forma unei creșteri a numărului de clienți și vânzări.