Cerințe pentru stilul de prezentare a documentelor - Studiul cerințelor de bază pentru conținut, structură,
Stilul de prezentare a unui document este înțeles ca un fel de metodă de prezentare scrisă, precum și un set de caracteristici inerente ale vocabularului, gramaticii și foneticii care disting un stil de alții. Să clarificăm că textele documentelor companiei sunt prezentate într-un stil de afaceri (afacere oficială), care, în special, se caracterizează prin:
concizia, compactitatea prezentării, bazată în principal pe utilizarea economică a mijloacelor lingvistice ale vorbirii scrise;
utilizarea activă a clișeelor de vorbire;
utilizarea pe scară largă a terminologiei și a denumirilor de nomenclatură general acceptate;
includerea relativ frecventă a cuvintelor compuse și a abrevierilor în texte;
utilizarea pe scară largă a substantivelor verbale, a prepozițiilor denominative, precum și a conjuncțiilor complexe;
introducerea în texte a unor fraze stabile menite să organizeze legături între părți de propoziții complexe;
mod narativ de prezentare, bazat pe folosirea propozițiilor nominative cu enumerații;
predominanța propozițiilor cu ordine directă a cuvintelor;
a accentuat consecvența, manifestată, în special, în subordonarea unor fapte, mai puțin semnificative față de altele, mai semnificative (menționate în textul documentului);
respingerea mijloacelor de vorbire expresiv emoțional, combinată cu o individualizare generală slabă a stilului textului.
La compilarea documentelor de management, trebuie respectate câteva reguli de bază, care includ:
alegerea formei optime de prezentare a documentului;
alegerea celor mai potrivite mijloace lexicale ale limbii pentru prezentare: cuvinte individuale (inclusiv termeni și cuvinte cu semnificație universală), fraze stabilite (formule lingvistice șiunități frazeologice (idiomuri)), ture introductive de limbă etc.;
utilizarea limbii individuale înseamnă (în special, abrevieri) ca parte a propozițiilor.
Recomandări pentru utilizarea cuvintelor individuale și a expresiilor stabilite cel mai des utilizate în pregătirea documentelor:
1. Construcții sintactice folosite pentru a exprima motive, explică motivele anumitor acțiuni:
Pentru a ajuta, va rog...
Din cauza unor circumstanțe speciale...
Datorită finalizării lucrărilor la...
În legătură cu decizia de a...
După cum sa convenit anterior...
De comun acord între...
Conform aplicației dvs....
În ciuda asta și aia, continuă să aibă loc...
2. Formulare pentru exprimarea refuzului:
În ciuda eforturilor depuse de noi (organizația), instrucțiunile dvs. rămân neîndeplinite din cauza...
Din păcate, nu este posibil să vă dați curs solicitării, deoarece...
Comanda dumneavoastră nu poate fi executată până la data scadentă din următoarele motive...
Nu putem furniza informațiile care vă interesează deoarece...
Organizația nu are capacitatea de a îndeplini această sarcină din cauza lipsei de...
3. Formulare pentru exprimarea unui avertisment:
Vă reamintim că după așa și cutare timp contractul expiră...
Organizația vă anunță că...
Considerăm că este necesar să vă reamintim încă o dată că...
Organizația își rezervă dreptul de a suspenda unilateral acordul pe...
Obligațiile de garanție asumate de organizație își pierd valabilitatea din...
4. Turnuri administrative durabile:
Pentru a pune in functiune...
Control pentruprin executarea prezentei directive, să impună...
Programează o anchetă asupra...
Găsiți oportunități suplimentare pentru...
5. Formulare pentru exprimarea cererilor:
Datorită nevoii urgente de... vă îndemn...
Vă rog frumos să rezolvați problema...
Ca parte a unui acord preliminar cu un reprezentant al organizației dumneavoastră, vă rog să luați în considerare posibilitatea...
Pe baza mărimii limitei anuale pentru... vă rog să găsiți pentru nevoile organizației...
6. Formulare pentru a sublinia importanța deosebită a informațiilor (fapte individuale):
Se iau măsuri viguroase pentru...
Confidențialitatea informațiilor este garantată...
Conținutul proiectului este ajustat prompt...
Deficiențele identificate sunt deja eliminate...
Au fost alocate fonduri suplimentare pentru...
Organizat cat mai repede...
Control strict zilnic asupra...
7. Formulare pentru notificare:
Vă informăm că…
Organizația anunță...
Vă aduc la cunoștință că...
depun un proiect...
8. Turnuri durabile de vorbire:
conducerea consideră că este posibil;
organizația nu se opune;
crearea condițiilor necesare;
depune propuneri pentru;
pregătiți pentru expediere;
9. Verbe cele mai des folosite:
executa (executa), decide (permite), obligă, completează, opri, direcționează (trimite), acordă (atenție), pune în funcțiune, planifică (coordonează), implementează (implementa), creează, completează (reumple), organizează, furnizeze, informează (raportează), prezenta, asigură, clarifică, stabilește, elimină, identifică (afla).
10. Cel mai folositadjective:
urgent (operațional), secundar, promițător, important, principal (principal), conducător, serios (esențial), planificat, suplimentar, complet, insuficient, final, intermediar, general, specific, superior, primar, cel mai bun, cel mai rău, de încredere.
La prezentarea textelor documentelor, trebuie evitate cuvintele care au o colorare emoționantă sau expresivă, cuvintele cu sufixe diminutive și îndrăznețe, sufixele de exagerare, interjecții etc., cuvintele și expresiile figurate, cuvintele și expresiile cu sens dual (implicit), cuvintele care nu introduc nimic nou în esența documentului de management, arhaismele și expresiile învechite, învechite, învechite, expresii locale. s, cuvinte parazitare, precum și cuvinte străine care au omologul în limba română. Documentele societății se înscriu la persoana I singular („trimit”, etc.) sau plural („Informam”, etc.) sau de la persoana a III-a singular („atenție”, etc.). Exemple ale celor mai tipice abrevieri utilizate în conținutul documentelor de management.
A. Abrevieri lexicale
- 1. Litere (literele se pronunță la citire): Ministerul Situațiilor de Urgență, ZhSK, AKB, SP, MP, KB, CJSC. document text design administrativ
- 2. Sunete (sunetele se pronunță la citire): GOST, GAI, Studiu de fezabilitate, REU, DEP, CHPP, linii electrice, centrală nucleară, MOS OTIS, VOSVOD, universitate.
- 3. Alfabetic-sunet (la citit, o parte a cuvântului este pronunțată prin litere, parte prin sunete): GUVD, TOO, TsTSA, NIOPIK, UKGOiP.
- 4. Silabică (formată din părți de cuvinte, silabe): vicepreședinte, Moskomzem, Moszelenstroy, Dorinvest, Moszhilstroy, Mosintur, redactor tech, contabil șef, manager.
- 5. Cuvinte parțial abreviate (formate dintr-o parte sau părți dintr-un cuvânt și un cuvânt întreg):Moslesopark, Moscollector, Mosgorkomsport, Mosraschetbank, autofinanțare, atelier de reparații, sindicat.
- 6. Trunchieri: adjunct, manager, special, prev.
- 7. Abrevieri telescopice (formate de la începutul și sfârșitul cuvintelor constitutive): walkie-talkie (din: post de radio), bionics (din: biologie] și [electronics]).
- 8. Tip mixt: VNIITorgmash, MosAERO, MosgorBTI.
B. Abrevieri grafice
- 1. Punctat: pagină - pagină, altele - altele etc. - similar, vezi - vezi, fl. - etaj, st. - strada, pr. - procente etc.
- 2. Cratima: mr - mister, grn - cetatean.
- 3. Oblic: p / o - oficiu poștal, b / g - fără un an etc.
- 4. Zero sau italic (de regulă, așa sunt indicate mărimile fizice): t, kg, cm, l.
- 5. Combinat: f. - d. - cale ferată, rpm. - rotații pe minut, semănat. - aplicație. - nord-vest, etc.